DI skambučiai buhalterinės apskaitos įmonėms: automatiškai tvarkykite mokesčių sezono srautą

Mokesčių sezono telefono krizė

Kiekviena apskaitos įmonė žino šį scenarijų. Nuo sausio iki balandžio telefonas nustoja skambėti. Nauji klientai nori pasinaudoti jūsų paslaugomis. Esami klientai turi klausimų apie atskaitymus. Kažkam reikia sužinoti, kokius dokumentus atnešti. Kitas klientas skambina, nes prarado slaptažodį nuo kliento portalo. Verslo savininkas nori aptarti ketvirčio įmokas. Telefonas vėl skamba.

Per šiuos keturis mėnesius skambučių srautas paprastai padidėja 200-300% palyginti su likusiais metais. Tačiau jūsų darbuotojai netrigubėja. Jūsų buhalteriai, kurie turėtų ruošti deklaracijas ir konsultuoti klientus, vietoje to vaidina registratorius tarp susitikimų. Jūsų tikrasis registratorius - jei tokį turite - gali aptarnauti tik vieną skambutį vienu metu, kol dar trys nukreipiami į balso paštą.

Kaina yra ne tik prarastas efektyvumas. Tai prarasti klientai. Verslo savininkas, skambinantis trims apskaitos įmonėms dėl savo įmonės mokesčių deklaracijos, pasamdys tą, kuri atsilieps pirmoji, skambės kompetentingai ir suplanuos susitikimą vietoje. Jei jūsų įmonė nukreipia juos į balso paštą, jie greičiausiai nepaliks žinutės - tiesiog paskambins kitai savo sąraše esančiai įmonei. Daugiau apie neatsakytų skambučių finansinį poveikį skaitykite mūsų analizėje apie tai, kaip vienas praleistas skambutis gali kainuoti tūkstančius eurų.

Personalo dilema

Apskaitos įmonės susiduria su unikaliu personalo iššūkiu dėl telefono aptarnavimo:

• Sezoninio personalo samdymas yra neefektyvus: Laikino registratoriaus mokymas mokesčių terminologijos, klientų procedūrų ir įmonės specifinių procesų trunka savaites. Kol jie taps visiškai efektyvūs, mokesčių sezonas beveik baigsis.
• Buhalteriai, atsakinėjantys telefonu, yra brangūs: Kai aukštą valandinį įkainį uždirbantis buhalteris nutraukia apmokamą darbą, kad atsakytų į skambutį apie dokumentų reikalavimus, įmonė praranda pinigus iš abiejų pusių - neapmokėtas laikas ir pertrauktas darbo procesas.
• Skambučiai po darbo valandų lieka neatsakyti: Mokesčių nerimas nesilaiko darbo valandų. Klientai skambina 19 val., savaitgaliais ir per pietų pertraukas - būtent tada, kai prie stalo nieko nėra.

Ką DI balso agentas atlieka apskaitos įmonėms

DI balso agentas apskaitos ir mokesčių įmonėms nėra bendras atsakymo paslauga. Jis supranta mokesčių terminologiją, žino jūsų įmonės paslaugas ir specializacijas bei tvarko specifinius skambučių tipus, kuriuos gauna apskaitos įmonės - nuo naujų klientų priėmimo iki dokumentų rinkimo ir terminų komunikavimo.

Naujų klientų kvalifikavimas

Ne kiekvienas skambinantysis tinka kiekvienai įmonei. Kai kurios specializuojasi įmonių mokesčiuose, kitos - gyventojų pajamų deklaracijose, dar kitos - tarptautiniuose mokesčiuose ar turto planavime. DI kvalifikuoja naujus potencialius klientus prieš jiems kalbant su buhalteriu:

• Paslaugų atitikimas: Nustatymas, ar skambinančiajam reikia gyventojų pajamų deklaravimo, įmonių deklaravimo, buhalterijos, darbo užmokesčio, konsultacinių paslaugų ar audito palaikymo
• Sudėtingumo vertinimas: Klausimai apie verslo tipą, pajamų intervalą, darbuotojų skaičių, veiklą keliose šalyse ar tarptautines pajamas, kad įvertintų sudėtingumą
• Skubumo patikra: Identifikuoja skambinančiuosius su artėjančiais terminais, kuriems reikia prioritetinio planavimo, palyginti su tais, kurie planuoja iš anksto
• Nukreipimo maršrutizavimas: Kai skambinančiajam reikia paslaugų, kurių jūsų įmonė neteikia, DI tai mandagiai paaiškina ir pasiūlo susisiekti su įmone, kuri specializuojasi jų poreikiu

Kvalifikuotas potencialus klientas - su visais surinktais duomenimis - nukreipiamas tinkamam buhalteriui ar partneriui su išsamia informacija. Jokių lipnių lapelių. Jokių pamirštų perskambinimų. Jokių "kažkas skambino dėl mokesčių" žinučių be konteksto.

Dokumentų prašymo ir sekimo skambučiai

Viena labiausiai laiko reikalaujančių užduočių mokesčių sezono metu yra dokumentų vaikymasis iš klientų. Kiekvienas buhalteris pažįsta klientą, kuris pateikė savo mokesčių duomenis, bet pamiršo pranešimą apie palūkanas, labdaros kvitus ar papildomus pajamų dokumentus. Skambinti šiems klientams individualiai sunaudoja valandas darbuotojų laiko.

DI balso agentas tvarko dokumentų sekimą masiniu būdu:

• Skambina klientams, kurių bylos nebaigtos, su konkrečiais prašymais dėl trūkstamų dokumentų
• Paaiškina, kas yra kiekvienas dokumentas ir kur klientas gali jį rasti
• Siūlo išsiųsti priminimo el. laišką ar SMS su reikalingų dokumentų sąrašu
• Registruoja, kurie klientai buvo pasiekti, kuriems reikia perskambinimo ir kokie dokumentai vis dar trūksta

Susitikimų planavimas

Mokesčių paruošimo susitikimai reikalauja tinkamo buhalterio suderinimo su tinkamu kliento tipu. Naujas verslo klientas neturėtų būti planuojamas su gyventojų mokesčių specialistu. Sudėtingam turto klausimui reikia partnerio, ne jaunesnio paruošėjo. DI tvarko šį nukreipimą:

• Suderina klientus su buhalteriais pagal specializaciją, prieinamumą ir esamus santykius
• Rezervuoja tiesiogiai jūsų kalendoriaus sistemoje su atitinkamais laiko blokais (30 minučių paprastam deklaracijos peržiūrėjimui, 60 minučių naujam verslo klientui)
• Siunčia patvirtinimo informaciją, įskaitant ką atnešti, kaip pasiekti kliento portalą ir parkavimo instrukcijas
• Tvarko perkėlimus ir atšaukimus neužimdamas darbuotojų

Daugiau apie tai, kaip DI tvarko susitikimų rezervavimą ir priminimus, skaitykite mūsų DI susitikimų priminimų vadove.

Terminų priminimai

Mokesčių terminai yra nenuginčijami, o klientai juos pamiršta. DI tvarko proaktyvias išeinančių priminimų kampanijas:

• Deklaravimo terminų priminimai: Skambina klientams dvi savaites ir vieną savaitę prieš deklaravimo terminą, kad patvirtintų, jog jų deklaracija yra tinkamame kelyje
• Pratęsimo terminų pranešimai: Klientams, pateikusiems pratęsimus, primena apie pratęstą terminą ir kokių dokumentų vis dar reikia
• Numatomų mokesčių mokėjimo priminimai: Ketvirčio skambučiai verslo klientams apie artėjančias numatomų mokesčių mokėjimo datas
• Metų pabaigos planavimo skambučiai: Kreipimasis lapkritį ir gruodį dėl metų pabaigos mokesčių planavimo galimybių prieš kalendorinių metų pabaigą

Dažnų klausimų tvarkymas

Reikšminga dalis skambučių apskaitos įmonėms yra rutininiai klausimai, kuriems nereikia buhalterio:

• "Kokius dokumentus turiu atnešti į susitikimą?"
• "Kada yra deklaravimo terminas šiais metais?"
• "Kaip pasiekti kliento portalą?"
• "Kokios jūsų darbo valandos mokesčių sezono metu?"
• "Ar galiu palikti dokumentus vietoj susitikimo?"
• "Kokia mano deklaracijos būsena?"

Kiekvienas iš jų užima 2-3 minutes buhalterio laiko - laiko, kuris turėtų būti skiriamas apmokamam darbui. DI juos tvarko akimirksniu ir tiksliai, atlaisvindamas jūsų komandą darbui, kuris tikrai reikalauja jų ekspertizės.

Sezoninis mastelio keitimas: pagrindinis privalumas

Pagrindinis DI privalumas apskaitos įmonėms yra elastinis pajėgumas. Mokesčių sezono metu DI tvarko 50, 100 ar 200 skambučių per dieną be jokių personalo pakeitimų. Vasaros ramybės laikotarpiu jis tvarko 10-15 kasdienių skambučių, kurie vis tiek ateina. Jūs nesamdote dėl pikų ir nemokate dėl slėnių.

Šis mastelio keitimas taikomas ir įeinantiems, ir išeinantiems skambučiams:

• Įeinančių skambučių piko valdymas: Pirmąją balandžio savaitę, kai paskutinės minutės deklaruotojai užplūsta telefono linijas, DI atsako į kiekvieną skambutį vienu metu. Jokių užimtumo signalų. Jokio balso pašto. Jokių prarastų potencialių klientų.
• Išeinančių kampanijų mastelio keitimas: Reikia paskambinti 500 klientų dėl trūkstamų dokumentų? DI gali atlikti šį sąrašą per dieną. Reikia priminti 200 verslo klientų apie numatomus mokėjimus? Atlikta iki darbo dienos pabaigos. Žmogiškam personalui prireiktų savaičių.

Daugiau apie tai, kaip DI tvarko po darbo valandų ir perpildymo skambučių scenarijus, skaitykite mūsų po darbo valandų DI fiksavimo vadove.

Rankinis telefono aptarnavimas vs DI balso agentas apskaitos įmonėms

Kliento konfidencialumas ir atitiktis

Apskaitos įmonės tvarko jautrią finansinę informaciją. DI balso agentas sukonfigūruotas su atitinkamomis ribomis:

• Jokio finansinių duomenų aptarimo: DI niekada neaptaria konkrečių mokesčių deklaracijos sumų, grąžinimo būsenos detalių ar finansinių duomenų telefonu. Jis nukreipia šias užklausas paskirtam buhalteriui per saugų atgalinį skambutį.
• Tapatybės patikrinimas: Prieš dalindamasis bet kokia konkrečia paskyros informacija, DI gali patikrinti skambinančiojo tapatybę per sukonfigūruotus saugumo klausimus.
• Skambučių įrašymo atitiktis: Visi skambučiai įrašomi ir saugomi pagal jūsų įmonės duomenų saugojimo politiką, su atitinkamais pranešimais kiekvieno skambučio pradžioje.
• Saugus perdavimas: Kai skambinančiajam reikia aptarti konfidencialius klausimus, DI perduoda atitinkamam darbuotojui su kontekstu - skambinančiajam nereikia kartoti savo situacijos.

Rezultatas apskaitos įmonėms

Apskaitos įmonės egzistuoja tam, kad teiktų finansinę ekspertizę. Kiekviena minutė, kurią buhalteris ar mokesčių paruošėjas praleidžia telefonu atsakydamas į rutinius klausimus, vaikydamas dokumentus ar planuodamas susitikimus, yra minutė, nepraleista prie apmokamo darbo. Kiekvienas skambutis, nukreiptas į balso paštą mokesčių sezono metu, yra potencialus klientas, kuris pasamdo konkurentą.

DI balso agentai nepakeičia buhalterių. Jie tvarko telefoną, kad jūsų komanda galėtų susitelkti į darbą, reikalaujantį jų ekspertizės ir kvalifikacijos. Nauji potencialūs klientai kvalifikuojami ir suplanuojami. Dokumentai prašomi ir sekami. Terminai komunikuojami proaktyviai. Rutininiai klausimai atsakomi akimirksniu. Visa tai be nė vieno buhalterio atitraukimo nuo mokesčių deklaracijos.

Apskaitos įmonėms, pasiruošusioms nustoti prarasti mokesčių sezono klientus ir pradėti maksimizuoti apmokamas valandas, pažiūrėkite, kaip DI balso agentai veikia profesinėms paslaugoms.

Dažnai užduodami klausimai

Ar DI gali tvarkyti skambučius iš klientų, besidomančių grąžinimo būsena?

DI sukonfigūruotas tinkamai tvarkyti grąžinimo būsenos užklausas. Jis gali patvirtinti, ar deklaracija buvo pateikta, ir nukreipti klientą tikrinti būseną per oficialius kanalus. Konkrečioms grąžinimo sumoms ar detaliems būsenos atnaujinimams jis nukreipia skambutį paskirtam buhalteriui arba suplanuoja atgalinį skambutį. DI niekada nesidalina konkrečiais finansiniais skaičiais telefonu be tinkamo patikrinimo - tai apsaugo ir klientą, ir įmonę.

Kaip DI tvarko skambučius iš klientų, nepatenkintų savo mokesčių sąskaita?

DI tvarko emocingus skambinančiuosius kantriai ir empatiškai. Jis pripažįsta jų susirūpinimą, patvirtina, kad paskirtas buhalteris yra tinkamas žmogus aptarti detales, ir suplanuoja prioritetinį atgalinį skambutį ar susitikimą. Jis nebando aiškinti mokesčių skaičiavimų ar pagrįsti sumų - tai buhalterio darbas. Ką jis daro - užtikrina, kad klientas jaustųsi išgirstas ir žinotų, kad jo susirūpinimas nedelsiant perduodamas tinkamam žmogui.

Ar DI gali sumažinti išlaidas ne sezono metu be švaistomų kaštų?

Taip. Tai vienas pagrindinių privalumų apskaitos įmonėms. Mokesčių sezono metu (sausis-balandis) DI tvarko visą įeinančių skambučių piką, išeinančius dokumentų prašymus ir terminų priminimus. Nuo gegužės iki gruodžio jis toliau tvarko mažesnį skambučių srautą - naujų klientų užklausas, numatomų mokesčių priminimus, metų pabaigos planavimo kreipimąsi - be fiksuotų sezoninio personalo kaštų. Jūs mokate už tai, ką naudojate, o ne už pajėgumą, kuris nieko nedaro aštuonis mėnesius per metus.

Kaip DI žino, su kuriuo buhalteriu planuoti klientą?

DI sukonfigūruotas su jūsų įmonės nukreipimo taisyklėmis. Jis suderina skambinančiuosius su buhalteriais pagal paslaugos tipą (gyventojų vs. įmonių), specializaciją (tarptautiniai mokesčiai, turto planavimas, smulkus verslas), esamus kliento santykius ir dabartinį prieinamumą. Naujas verslo klientas, skambinantis dėl įmonių mokesčių, nukreipiamas pas buhalterį, kuris tvarko įmonių deklaracijas, o ne pas partnerį, kuris specializuojasi turto planavime. Esami klientai nukreipiami pas jiems paskirtą buhalterį, kai tik įmanoma.

Kas nutinka, kai skambinantysis turi sudėtingą klausimą, kurio DI negali atsakyti?

DI nėra skirtas teikti mokesčių patarimus - tam reikia licencijuoto specialisto. Kai skambinantysis klausia apie konkrečius atskaitymus, mokesčių strategiją ar bet ką, reikalaujantį profesinio sprendimo, DI paaiškina, kad buhalteris yra tinkamiausias atsakyti, ir arba perduoda skambutį iš karto (jei kas nors prieinamas), arba suplanuoja prioritetinį atgalinį skambutį. Jis detaliai užfiksuoja klausimą, kad buhalteris turėtų pilną kontekstą prieš grąžindamas skambutį. Skambinantysis niekada nesijaučia atmestas - jis jaučia, kad jo klausimas priimamas pakankamai rimtai, kad gautų tinkamą atsakymą.