DI kopilots pardavimų skambučiams: CRM pildymas realiu laiku ir tyli pagalba

Problema: 30% pardavimų laiko eina CRM duomenų įvedimui

Paklauskite bet kurio pardavimų vadybininko, ką jis labiausiai nemėgsta savo darbe, ir atsakymas bus beveik universalus: CRM duomenų įvedimas. Po kiekvieno skambučio tenka persijungti į CRM, prisiminti, kas buvo pasakyta, surašyti užrašus, atnaujinti kontaktų laukus, sukurti tolesnių veiksmų užduotis ir perkelti sandorius per vamzdyno etapus.

Tyrimai rodo, kad 28% pardavimų vadybininko savaitės skiriama administracinėms užduotims, o CRM duomenų įvedimas yra didžiausias komponentas. 10 žmonių pardavimų komandoje tai prilygsta trims etatiniams darbuotojams, kurie nedaro nieko kito, tik veda duomenis į duomenų bazę.

Tačiau laiko sąnaudos nėra net blogiausia dalis. Tikroji žala yra duomenų kokybė. Tyrimai rodo, kad pardavėjai per valandą po skambučio pamiršta apie 50% pokalbio detalių. Kol jie pasiekia CRM - dažnai dienos pabaigoje ar kitą rytą - užrašai yra neišsamūs, neaiškūs ir trūksta kritinių niuansų, kurie lemia, ar sandoris užsidarys.

Trūkstami duomenys sukelia grandininę reakciją: prognozės nepatikimos, nes sandorių etapai pasenę, vadovai negali efektyviai treniruoti, nes trūksta skambučių įžvalgų, perdavimai tarp vadybininkų chaotiški, nes kontekstas prarastas, o rinkodara negali mokytis iš pardavimų pokalbių, nes niekas nėra nuosekliai fiksuojama.

Sprendimas: DI kopilots, kuris klausosi ir pildo jūsų CRM

DI kopilots pardavimų skambučiams išsprendžia šią problemą visiškai eliminuodamas rankinį duomenų įvedimą. Štai kaip tai veikia:

1. DI prisijungia prie skambučio. Kai prasideda pardavimų skambutis - tiek išeinantis, tiek įeinantis - DI kopilots klausosi pokalbio realiu laiku. Jis supranta kontekstą, identifikuoja kalbėtojus ir apdoroja dialogą vykstant pokalbiui.
2. Išgauna struktūrizuotus duomenis. Pokalbiui vykstant, DI identifikuoja ir išgauna konkrečią CRM aktualią informaciją: kontaktų vardus, įmonės detales, produktų susidomėjimą, biudžeto signalus, laiko terminus, prieštaravimus, sprendimų priėmėjų informaciją ir veiksmų elementus.
3. Įrašo į CRM akimirksniu. Išgauti duomenys susiejami su jūsų CRM laukais ir perkeliami realiu laiku. Skambučiui pasibaigus, CRM įrašas jau atnaujintas tiksliais, struktūrizuotais duomenimis - jokio rašymo nereikia.
4. Sukuria tolesnių veiksmų užduotis. Bet kokie įsipareigojimai, prisiimti pokalbio metu - „aš jums atsiųsiu pasiūlymą iki ketvirtadienio", „pasitarsiu su savo finansų direktoriumi ir susisieksiu kitą savaitę" - automatiškai paverčiami CRM užduotimis su atitinkamomis terminų datomis ir priminimais.

Pardavimų vadybininko patirtis fundamentaliai pasikeičia. Užuot bijojęs po skambučio administracinio darbo, jis padeda ragelį ir CRM jau užpildytas. Jis iš karto pereina prie kito skambučio. Jo vamzdynas visada aktualus. Vadovas mato realaus laiko duomenis. Visi laimi.

Ką DI kopilots fiksuoja

DI kopiloto vertė yra ne tai, kad jis daro užrašus - bet kurį įrašymo įrankis tai gali. Vertė yra tai, kad jis fiksuoja struktūrizuotus duomenis, kurie tiesiogiai atitinka jūsų CRM laukus:

Kontaktų ir įmonės duomenys

• Visų skambučio dalyvių vardai ir pavardės
• Pareigos ir rolės, paminėtos pokalbyje
• Įmonės pavadinimas, dydis ir pramonės nuorodos
• Žodžiu paminėti el. pašto adresai ir telefono numeriai
• Sprendimų priėmėjų identifikavimas („Mano vadovė Rasa turėtų tai patvirtinti")

Sandorio informacija

• Produktai ar paslaugos, kuriomis potencialus klientas domisi
• Biudžeto signalai („Turime apie 50 tūkst. šiam projektui")
• Laiko terminų indikatoriai („Mums reikia tai paleisti iki Q3")
• Dabartiniai sprendimai ar konkurentai, paminėti pokalbyje
• Skausmo taškai ir aprašyti iššūkiai
• Sandorio etapo progresijos signalai

Prieštaravimai ir susirūpinimai

• Konkretūs prieštaravimai („Nerimaujame dėl integracijos sudėtingumo")
• Kainų jautrumo indikatoriai
• Techniniai reikalavimai ar blokuojantys veiksniai
• Atitikties ar teisiniai reikalavimai

Veiksmai ir tolesni žingsniai

• Vadybininko įsipareigojimai („Atsiųsiu atvejo analizę rytoj")
• Potencialaus kliento įsipareigojimai („Aptarsiu su komanda šią savaitę")
• Kito susitikimo ar skambučio planavimas
• Dokumentai, pasiūlymai ar medžiaga, kurią reikia pasidalinti
• Vidiniai veiksmai (pvz., įtraukti sprendimų inžinierių)

Du režimai: tylus asistentas ir aktyvus kopilots

DI kopilotai pardavimų skambučiams veikia dviem skirtingais režimais, kurių kiekvienas tinka skirtingiems naudojimo atvejams.

1 režimas: tylus režimas (foninis CRM pildymas)

Tyliuoju režimu DI klausosi skambučio be jokio girdimo dalyvavimo. Potencialus klientas nežino, kad jis yra. DI apdoroja pokalbį, išgauna duomenis ir perkelia juos į CRM fone. Pardavimų vadybininkas mato realaus laiko pasiūlymus ir fiksuotus duomenis savo ekrane - gyvą prietaisų skydelį, kuris atnaujinamas pokalbiui vykstant.

Tylus režimas idealus:

• Aukšto kontakto enterprise pardavimams, kur DI buvimas gali atrodyti įkyrus
• Reguliuojamoms pramonėms, kur atskleidimo reikalavimai skiriasi
• Komandoms, norinčioms CRM automatizacijos nekeičiant skambučio dinamikos
• Vadybininkams, kurie nori peržiūrėti DI surinktus duomenis prieš juos patvirtinant

2 režimas: balso režimas (aktyvus DI dalyvis)

Balso režimu DI kopilots turi girdiamą dalyvavimą skambutyje. Jis gali įsiterpti su aktualia informacija, kai tinkama - „Jei galiu pridėti, mes turime atvejo analizę iš panašios įmonės jūsų pramonėje, kurią galiu pasidalinti po šio skambučio." Jis veikia kaip žinantis asistentas, o ne pasyvus klausytojas.

Balso režimas idealus:

• Sudėtingoms produkto demonstracijoms, kur DI gali pateikti specifikacijas
• Aptikimo skambučiams, kur DI siūlo tolesnius klausimus
• Naujiems vadybininkams, kuriems naudingas realaus laiko koučingas
• Techniniams pardavimams, kur DI gali pateikti tikslias produkto detales

CRM integracijos: kur duomenys patenka

DI kopilots yra tik tiek naudingas, kiek jo gebėjimas rašyti duomenis ten, kur jūsų komanda iš tikrųjų dirba. Pirmaujantys kopilotų sprendimai integruojasi su pagrindinėmis CRM platformomis:

• ERPNext: Pilnas laukų susiejimas su potencialiais klientais, galimybėmis ir klientų įrašais. DI kuria ir atnaujina kontaktus, registruoja skambučių užrašus ir automatiškai perkelia sandorių etapus.
• HubSpot: Natūrali integracija su kontaktais, sandoriais ir veiklomis. Individualios savybės pildosi automatiškai. Skambučių įrašai ir transkripcijos pridedami prie laiko juostos.
• Salesforce: Susieja su standartiniais ir individualiais objektais. Pildo potencialių klientų ir galimybių laukus, kuria užduotis ir atnaujina vamzdyno etapus.
• Pipedrive: Atnaujina sandorių laukus, kuria veiklas ir perkelia sandorius per vamzdyno etapus. Vizualinis vamzdynas atspindi DI fiksuotą progresą realiu laiku.
• Zoho CRM: Pildo potencialius klientus, kontaktus ir sandorius. Kuria tolesnių veiksmų užduotis ir registruoja skambučių duomenis.

CRM be natūralios integracijos webhook ir API pagrindu jungtys tvarko duomenų srautą. Dauguma kopilotų platformų taip pat palaiko Zapier ir Make kaip tarpinę programinę įrangą individualioms CRM konfigūracijoms. Daugiau apie CRM integracijos modelius skaitykite mūsų CRM integracijos vadove.

Rankinis CRM įvedimas vs DI kopilots: tiesioginis palyginimas

Štai kaip abu metodai lyginami pagal svarbiausius matmenis pardavimų komandoms:

Svarbiausias rodiklis toje lentelėje yra vadybininkų naudojimo rodiklis. Didžiausia rankinio CRM įvedimo problema nėra tai, kad jis lėtas ar netikslus - problema ta, kad vadybininkai tiesiog to nedaro. CRM naudojimas buvo pardavimų operacijų komandų didžiausias iššūkis du dešimtmečius. DI kopilots tai išsprendžia pašalindamas žmogų iš duomenų įvedimo proceso. Negalite turėti naudojimo problemos, kai nėra ko naudoti.

Kaip tai keičia pardavimų darbo eigą

DI kopiloto diegimas ne tik taupo laiką duomenų įvedimui. Jis fundamentaliai keičia, kaip pardavimų komanda dirba:

Vadybininkams

• Daugiau skambučių per dieną. Eliminuojant 5-15 min. administracinio darbo po kiekvieno skambučio, vadybininkai gali atlikti 3-5 papildomus skambučius per dieną. Per mėnesį tai yra 60-100 daugiau pokalbių.
• Geresnis įsipareigojimų vykdymas. Kai veiksmai automatiškai fiksuojami ir paverčiami užduotimis, niekas nepraslysta pro pirštus. DI atsimena, ką vadybininkas pažadėjo, net kai pats vadybininkas neatsimena.
• Mažiau konteksto keitimo. Vadybininkai išlieka savo sraute. Jie baigia skambutį ir iš karto skambina kitam klientui, užuot persijungę į CRM.

Pardavimų vadovams

• Realaus laiko vamzdyno matomumas. Nebereikia prašyti vadybininkų „atnaujinti CRM iki penktadienio". Vamzdynas visada aktualus, nes DI jį atnaujina po kiekvieno skambučio.
• Geresni koučingo duomenys. Vadovai mato, kurie prieštaravimai dažniausiai iškyla, kur vadybininkai susiduria su sunkumais ir kurie kalbėjimo taškai koreliuoja su uždarytais sandoriais.
• Patikimos prognozės. Kai CRM duomenys atspindi tai, kas iš tikrųjų vyko skambučiuose, prognozės tampa žymiai tikslesnės.

Privatumas ir atitiktis

Bet kuris DI, klausantis pardavimų skambučių, turi atitikti įrašymo sutikimo ir duomenų tvarkymo reikalavimus:

• Skambučių įrašymo įstatymai. Dauguma jurisdikcijų reikalauja bent vienos šalies sutikimo. Kai kurios reikalauja visų šalių sutikimo. Jūsų DI kopiloto konfigūracija turi atitikti potencialių klientų jurisdikcijų įstatymus.
• Duomenų rezidencija. Užtikrinkite, kad skambučio garso ir išgautų duomenų apdorojimas bei saugojimas atitinka BDAR, CCPA ar kitas taikomas duomenų apsaugos taisykles.
• Atskleidimas. Balso režimu DI dalyvavimas turi būti atskleistas potencialiam klientui. Tyliuoju režimu taikomi standartiniai skambučių įrašymo pranešimai.

Ką tai reiškia klientų atsakymui

DI kopiloto koncepcija natūraliai tęsiasi klientų atsako darbo eigose. Kai CalLeads AI paskambina naujam klientui per kelias sekundes po formos užpildymo, tas pats DI, kuris tvarko skambutį, gali veikti kaip kopilots - fiksuodamas kvalifikavimo duomenis ir perkeldamas juos į jūsų CRM realiu laiku. Skambučiui pasibaigus, jūsų CRM jau turi kliento vardą, susidomėjimą, laiko terminus, biudžeto diapazoną ir tolesnius žingsnius - visa tai be žmogaus prisilietimo prie klaviatūros.

Tai ypač galinga verslams, kurie vykdo mokamą klientų generavimą per Facebook reklamų DI perskambinimą arba Google reklamų klientų formas. Visas srautas - nuo reklamos paspaudimo iki CRM įrašo - vyksta automatiškai per mažiau nei dvi minutes. Jokio duomenų įvedimo. Jokio vėlavimo. Jokių prarastų detalių.

Norite pamatyti, kaip tai veikia jūsų verslui? Užsisakykite demonstraciją.

Dažnai užduodami klausimai

Ar DI kopilots pakeičia skambučių įrašymo ir transkripcijos įrankius?

Jis eina toliau. Skambučių įrašymas duoda garso failą. Transkripcija duoda tekstą. DI kopilots duoda struktūrizuotus CRM duomenis - užpildytus laukus, sukurtas užduotis, atnaujintus sandorių etapus. Jūs vis tiek gaunate įrašą ir transkripciją, bet DI atlieka darbą paversdamas pokalbį veiksmais.

Koks DI tikslumas išgaunant duomenis iš pardavimų pokalbių?

Šiuolaikiniai dideli kalbos modeliai pasiekia 95%+ tikslumą struktūrizuotų duomenų išgavime iš pardavimų pokalbių, kai tinkamai sukonfigūruoti. Vardai, skaičiai, datos ir aiškūs teiginiai fiksuojami beveik tobulai. Netiesiogiai ar dviprasmiškai informacija pažymima vadybininko peržiūrai, o ne priimama kaip faktas.

Ar potencialūs klientai žinos, kad skambutyje yra DI?

Tyliuoju režimu - ne. DI veikia visiškai fone, apdoroja garso įrašą ir perduoda duomenis į CRM be jokio girdimo dalyvavimo. Balso režimu - taip, DI yra pristatomas kaip asistentas skambutyje ir gali kalbėti, kai aktualu. Atskleidimas būtinas balso režimu.

Su kokiomis CRM sistemomis DI kopilots integruojasi?

Pirmaujantys DI kopilotų sprendimai natūraliai integruojasi su ERPNext, HubSpot, Salesforce, Pipedrive ir Zoho CRM. Kitoms CRM sistemoms prieinamos webhook ir API pagrindu integracijos, taip pat tarpinės jungtys per Zapier ir Make. Jei jūsų CRM turi API, DI kopilots gali rašyti į ją duomenis.

Kiek laiko užtrunka DI kopiloto diegimas?

Bazinis diegimas - telefono sistemos prijungimas, CRM laukų susiejimas ir tylaus režimo įjungimas - užtrunka 1-3 dienas. Išgavimo taisyklių derinimas jūsų konkrečiam pardavimų procesui ir terminologijai užtrunka dar 1-2 savaites. Dauguma komandų mato naudą nuo pirmos dienos ir tobulina laikui bėgant.