DI skambučiai turto valdymui: tvarkykite nuomininkų užklausas ir priežiūros prašymus 24/7

Turto valdymo telefono problema

Turto valdymas yra vienas iš labiausiai telefonui imlių verslų. Skirtingai nuo parduotuvės ar biuro, kuris dirba pagal grafiką, nuomojami objektai generuoja skambučius visą parą. Pratrūkęs vamzdis nelaukia iki pirmadienio ryto. Potencialus nuomininkas, pravažiuojantis pro "Nuomojama" iškabą, nelaukia, kol baigsite dabartinę apžiūrą. Nuomininkas, užsirakinęs lauke 23 val., nesirūpina, kad jūsų biuras užsidarė 17 val.

Tipinis turto valdymo biuras kasdien susiduria su skambučių tipų susidūrimu, kai visi atrodo skubūs skambintojui:

• Avarinė priežiūra: Vandens nuotėkiai, sugęsta šildymas, elektros gedimai, užsirakinimas - skambučiai, kuriems reikia skubaus rūšiavimo
• Įprastinės priežiūros užklausos: Lašantys čiaupai, girgždančios durys, buitinės technikos problemos - svarbios, bet ne avarinės
• Potencialių nuomininkų užklausos: Prieinamumas, nuomos kainos, augintinių politika, įsikraustymo datos - skambučiai, tiesiogiai veikiantys tuštumų rodiklį
• Apžiūrų užklausos: Žmonės, norintys apžiūrėti laisvus butus, dažnai skambinantys iš automobilio, būdami kaimynystėje
• Nuomos mokėjimo klausimai: Mokėjimo būdai, mokėjimo terminai, delspinigių politika, likučio užklausos
• Nuomos sutarčių klausimai: Pratęsimo sąlygos, išsikraustymo procedūros, sutarties perleidimo klausimai, užstato detalės

Kai visa tai krenta vienu metu - o taip visada būna - kažkas praleidžiama. Avarinė priežiūra turi prioritetą, todėl potencialus nuomininkas, skambinęs dėl laisvo buto, patenka į balso paštą. Jis skambina kitam skelbimui. Tas tuščias butas lieka tuščias dar mėnesį. Daugiau apie praleistų skambučių kainą skaitykite mūsų praleisto skambučio kainos analizėje.

Ką DI balso agentas atlieka turto valdymui

DI balso agentas turto valdymui nėra atsakymo paslauga, skaitanti scenarijų. Tai pokalbinis DI, kuris supranta turto valdymo operacijas, rūšiuoja problemas pagal skubumą ir imasi realių veiksmų - registruoja užklausas, planuoja apžiūras ir kvalifikuoja potencialius nuomininkus be žmogaus įsikišimo.

Priežiūros užklausų registravimas su skubumo rūšiavimu

Tai yra didžiausias laiko eikvojimas turto valdymo telefono operacijose. Kiekvienas priežiūros skambutis reikalauja tos pačios informacijos: kuris objektas, kuris butas, kokia problema, koks skubumas. DI balso agentas viską surenka sistemingai kiekviename skambutyje.

Svarbiausia - jis rūšiuoja pagal skubumą. Pratrūkęs vamzdis pažymimas kaip avarina situacija ir iš karto siunčiamas pranešimas budėtojui priežiūros komandai. Girgždanti spintelės vyriai registruojami kaip įprastinė užklausa ir dedami į eilę kitam planiniui priežiūros vizitui. DI užduoda tinkamus patikslinančius klausimus:

• "Ar vanduo aktyviai teka ar laša?"
• "Ar problema veikia jūsų galimybę saugiai naudotis butu?"
• "Kiek laiko tai vyksta?"
• "Ar pastebėjote pažeidimų sienose, grindyse ar lubose?"

Žmogus turto valdytojas užduoda tuos pačius klausimus, tačiau tai daro vienu metu tvarkydamas du kitus skambučius, atsakydamas į el. laiškus ir ruošdamasis apžiūrai. DI kiekvienam nuomininkui skiria visą dėmesį, surenka visas detales ir nukreipia užklausą teisingai kiekvieną kartą.

Turto apžiūrų planavimas

Tušti butai kainuoja pinigus kiekvieną dieną. Kai potencialus nuomininkas skambina planuoti apžiūrą, greitis svarbus. Jei jis negali jūsų pasiekti, jis pereina prie kito skelbimo. Skelbimų visada daugiau.

DI balso agentas tikrina jūsų apžiūrų kalendorių realiu laiku ir rezervuoja susitikimus vietoje. Jis gali apibūdinti butą (kambariai, vonios, plotas, patogumai, parkavimo situacija), patvirtinti nuomos kainą ir atsakyti į bazinius kvalifikacijos klausimus prieš apžiūrą. Kai jūsų nuomos agentas susitinka su kandidatu, jis jau žino, kad asmuo tikrai domisi ir yra iš anksto kvalifikuotas.

Potencialių nuomininkų kvalifikavimas

Ne kiekvienas skambintojas yra kvalifikuotas kandidatas. Kai kurie ieško to, ko jūs nesiūlote. Kai kurie negali atitikti jūsų nuomos kriterijų. Kvalifikuotų kandidatų atskyrimas nuo žiūrinėtojų yra daug laiko reikalaujantis, bet būtinas darbas.

DI atlieka pradinį kvalifikavimą užduodamas standartinius klausimus:

• Pageidaujama įsikraustymo data ir nuomos trukmė
• Gyventojų skaičius
• Augintinių turėjimas (rūšis, veislė, dydis)
• Užimtumo statusas ir pajamų diapazonas
• Kraustymosi priežastis

Kvalifikuoti kandidatai greitai nukreipiami į apžiūras. Skambintojai, neatitinkantys bazinių kriterijų, gauna mandagų jūsų reikalavimų paaiškinimą. Jokio laiko švaistymo apžiūroms, kurios niekada nebūtų konvertavusios.

Nuomos mokėjimo užklausos

"Kaip sumokėti nuomą?" "Kada mokėjimo terminas?" "Koks delspinigis?" "Ar galiu nustatyti automatinį mokėjimą?" "Praėjusią savaitę išsiunčiau čekį, ar jis gautas?" Šie klausimai sudaro reikšmingą dalį dienos skambučių. Kiekvienas iš jų turi paprastą atsakymą, nereikalaujantį turto valdytojo sprendimo.

DI tvarko visus standartinius mokėjimo klausimus akimirksniu. Integruotas su jūsų turto valdymo programine įranga, jis gali patikrinti individualius nuomininko likučius, patvirtinti mokėjimo gavimo datas ir padėti nuomininkams nustatyti internetinį mokėjimą. Sudėtingos mokėjimo situacijos (sunkumų prašymai, mokėjimo planai, ginčai) perduodamos žmogui su pilnu skambučio kontekstu.

Nuomos sutarčių pratęsimo priminimai ir užklausos

Nuomos sutarčių pratęsimai yra turto valdymo pajamų pagrindas. Nuomininkas, kuris nepratęsia sutarties, sukuria tuščią butą, apyvartos kaštus ir prarastą nuomą tuščiuoju laikotarpiu. Tačiau daugelis turto valdytojų sunkiai sugeba proaktyviai susisiekti su kiekvienu nuomininku, kurio sutartis artėja prie pabaigos.

DI balso agentas gali atlikti išeinančius priminimo skambučius nuomininkams likus 60-90 dienų iki sutarties pabaigos, paaiškinti pratęsimo sąlygas, atsakyti į klausimus apie nuomos koregavimus ir užfiksuoti nuomininko ketinimus (pratęsia, svarsto, planuoja kraustytis). Įeinantiems skambučiams DI tvarko visus standartinius nuomos sutarties klausimus: pratęsimo terminus, naujas sutarties sąlygas, mėnesio-mėnesiui variantus ir ankstyvojo nutraukimo procedūras.

Po darbo valandų realybė turto valdyme

Tikros avarijos vyksta ne darbo valandomis ir negali laukti iki ryto. Nuomininkas, skambinantis 2 val. nakties dėl dujų kvapo ar potvynio, turi teisę tikėtis pagalbos. Dauguma įmonių tai sprendžia atsakymo paslaugomis (operatoriai, kurie negali atskirti avarijos nuo įprastinės užklausos), tiesioginiais skambučiais valdytojui (perdegimas) arba balso paštu (nepriimtina avarijoms, o potencialūs nuomininkai apskritai nepalieka žinučių).

DI balso agentas tvarko po darbo valandų skambučius su ta pačia kompetencija kaip dieninius. Jis tiksliai rūšiuoja avarijas, registruoja įprastines užklausas kito darbo dienos sekimui ir atsako į potencialių nuomininkų klausimus vidurnaktį taip pat, kaip ir vidurdienį. Tikros avarijos iš karto sukelia pranešimus. Visa kita laukia organizuotoje eilėje.

Tradicinis turto valdymo telefono aptarnavimas vs DI balso agentas

Tuštumų mažinimas ir nuomininkų išlaikymas: pajamų poveikis

Brangiausia problema turto valdyme yra tuščias butas. Butui, kurio nuoma 800 per mėnesį, kiekviena tuščia diena kainuoja maždaug 27 prarastų pajamų. Tuštumų trukmė tiesiogiai susijusi su tuo, kaip greitai reaguojate į potencialius nuomininkus. Jie tikriausiai skambina trims ar keturiems skelbimams tuo pačiu 30 minučių laikotarpiu. Objektas, kuris atsiliepia, apibūdina butą ir iš karto suplanuoja apžiūrą, gauna tą kandidatą. Kuris nukreipia į balso paštą - praranda.

Nuomininkų išlaikymas taip pat priklauso nuo priežiūros komunikacijos. Nuomininkas, kurio užklausa dingsta balso pašto tuštumoje, nepratęs sutarties. Nuomininkas, kurio problema iš karto pripažinta ir tinkamai užregistruota, pakels laiką iki remonto. DI balso agentas teikia tą komunikaciją automatiškai - pripažįsta užklausą skambučio metu, patvirtina skubumo lygį, pateikia numatomą terminą, registruoja detales sistemoje ir siunčia patvirtinimą po skambučio. Nuomininkas padeda ragelį žinodamas, kad jo problema buvo išgirsta ir užfiksuota.

Mastelio didinimas be proporcingo personalo didinimo

Augant portfeliui, skambučių kiekis auga proporcingai. 200 butų valdymas generuoja keturis kartus daugiau skambučių nei 50 butų. Tradicinis atsakymas - samdyti daugiau darbuotojų kas 50-100 butų. DI balso agentas sulaužo šį modelį - tvarko 10 vienu metu vykstančių skambučių taip pat lengvai kaip vieną, leisdamas turto valdymo įmonėms augti greičiau ir pelningiau.

Įgyvendinimas turto valdymui

Nustatymas paprastai apima keturis žingsnius: žinių bazės kūrimą (objektų detalės, priežiūros procedūros, nuomos sąlygos, mokėjimo būdai), turto valdymo programinės įrangos integraciją (nuomininkų įrašai, priežiūros bilietai, apžiūrų kalendoriai), eskalavimo taisykles (apibrėžiant avarijas vs. įprastinę priežiūrą) ir skambučių srauto konfigūraciją (kaip DI tvarko skirtingus skambučių tipus ir kada perduoti žmogui). Dauguma įmonių pradeda veikti per 1-2 savaites.

Išvada turto valdytojams

Turto valdymas iš esmės susideda iš dviejų dalykų: nuomininkų patenkinimo, kad jie liktų, ir laisvų butų greito užpildymo, kad pajamos būtų stabilios. Abu šie dalykai priklauso nuo telefono atsakymo. Kiekvienas praleistas priežiūros skambutis rizikuoja sutarties nepratęsimu. Kiekvienas praleistas potencialaus nuomininko skambutis pratęsia tuštumą.

DI balso agentai nepakeičia turto valdytojų. Jie tvarko telefoną, kad valdytojai galėtų sutelkti dėmesį į tai, kam tikrai reikia žmogiško sprendimo - rangovų derybas, turto inspektavimus, sudėtingas nuomininkų situacijas ir portfelio strategiją. Skambučiai vis tiek atsakomi. Priežiūros užklausos vis tiek registruojamos. Apžiūros vis tiek planuojamos. Nuomininkai vis tiek aptarnaujami. Visa tai tiesiog vyksta neatitraukiant nieko nuo darbo, kurį gali atlikti tik žmogus.

Turto valdymo įmonėms, pasiruošusioms nustoti prarasti kandidatus dėl balso pašto ir pradėti reaguoti į kiekvieną nuomininką akimirksniu, sužinokite, kaip DI balso agentai veikia turto valdymui.

Dažnai užduodami klausimai

Ar DI tikrai gali atskirti priežiūros avariją nuo įprastinės užklausos?

Taip. DI sukonfigūruotas su skubumo klasifikavimo taisyklėmis, pritaikytomis turto valdymui. Jis užduoda tikslinius patikslinančius klausimus apie problemos pobūdį - vandens kiekį, saugumo rūpesčius, gyvenamosios aplinkos poveikį - ir atitinkamai klasifikuoja. Avarijos (potvyniai, dujų nuotėkiai, šildymo nebuvimas žiemą, užsirakinimas) iš karto siunčia pranešimus jūsų budėtojui komandai. Įprastinės užklausos (lašantis čiaupas, girgždančios durys, kosmetinės problemos) registruojamos standartiniam reagavimui. Klasifikavimas yra nuoseklus kiekviename skambutyje, skirtingai nuo žmogiško operatoriaus, kuris gali neteisingai įvertinti skubumą pavargęs ar išsiblaškęs.

Kaip DI tvarko piktus nuomininkus, skambinančius dėl neišspręstų priežiūros problemų?

DI pripažįsta nuomininko frustraciją, patvirtina originalios užklausos detales ir eskaluoja turto valdytojui su pilnu kontekstu - įskaitant originalios užklausos datą ir bet kokius ankstesnius sekimus. Jis nesiginčija, neatmeta ir neteisina. Situacijoms, reikalaujančioms neatidėliotino žmogiško dėmesio, DI tiesiogiai peradresuoja skambutį. Tikslas - užtikrinti, kad nuomininkas jaustųsi išgirstas, o eskalavimas pasiektų tinkamą asmenį su visa informacija.

Ar DI gali planuoti apžiūras ir kvalifikuoti kandidatus be žmogaus įsikišimo?

Taip. Prijungtas prie jūsų apžiūrų kalendoriaus, DI tikrina prieinamumą realiu laiku ir rezervuoja susitikimus vietoje. Jis taip pat pereina standartinius kvalifikavimo klausimus (įsikraustymo data, gyventojų skaičius, augintiniai, pajamų diapazonas, kraustymosi priežastis) ir surenka atsakymus jūsų nuomos komandai. Kai kandidatas atvyksta apžiūrai, jūsų agentas jau žino, kad jis atitinka bazinius kriterijus. Neatitinkantys kandidatai gauna mandagų paaiškinimą, taupydami visų laiką.

Ar DI veikia su mano esama turto valdymo programine įranga?

DI balso agentai integruojasi su pagrindinėmis turto valdymo platformomis per API ir webhook'us. Integruotas DI gali pasiekti nuomininkų įrašus, tikrinti butų prieinamumą, registruoti priežiūros bilietus tiesiogiai jūsų sistemoje ir pasiekti mokėjimų istoriją. Platformoms be tiesioginės integracijos DI surenka visą informaciją ir perduoda el. paštu ar webhook'u jūsų komandai rankiniam įvedimui. Jūsų esami telefono numeriai lieka tie patys - DI atsiliepia per skambučių peradresavimą.

O daugiakalbiai nuomininkai? Ar DI gali tvarkyti skambučius skirtingomis kalbomis?

Taip. DI automatiškai nustato skambintojo kalbą iš pirmo sakinio ir atsako ta kalba. Turto valdytojams su įvairių tautybių nuomininkais tai pašalina komunikacijos barjerą, kuris dažnai lemia pavėluotai ar netiksliai pranešamas priežiūros problemas. Jokių kalbos meniu, jokio "Spauskite 2 dėl ispanų kalbos." Skambintojas kalba natūraliai, o DI atsako natūraliai jo kalba. Daugiau apie daugiakalbio DI galimybes skaitykite mūsų daugiakalbio DI balso agento vadove.